belajar RAPAT yang EFEKTIF

Remaja sekarang bilang;

“beteeeeeeeeeeeee bangeeeeeeeeeeeeeet, rapatnya ga beres … bicara ngalor ngidul … topiknya gonta ganti … yang dulu dah diputuskan mental lagi … yang dulu pernah dibicarakan … dibicarakan lagi … berjam-jam terasa tanpa hasil … yang ada saling berdebat kusir hingga lempar tanggung jawab”

Ilustrasi foto; rifkimuhida.com

Rapat mencerminkan esensi dari organisasi. Rapat menyingkap kondisi dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi tersebut. Rapat yang dikelola dan dipimpin dengan baik akan mencerminkan efektifitas dari suatu organisasi.

 

Beberapa perangkat di bawah ini dapat membantu supaya rapat lebih efektif:

Agenda
Tetapkan aturan dasar rapat
Tentukan petugas rapat (penjaga waktu, petugas yang menyiapkan ruang dan konsumsi, penulis, tukang parkir)
Notulen rapat
Meninjau kembali Keputusan/Tindak Lanjut/Langkah Berikutnya.
1. Agenda Rapat

Agenda rapat sebaiknya diberikan kepada peserta rapat sebelum rapat diadakan. Agenda bisa dibuat setelah objektif dari rapat serta pesertanya ditentukan. Item yang perlu dicantumkan dalam agenda rapat adalah:

- Waktu/tanggal rapat dan perkiraan selesainya rapat.
- Lokasi rapat
- Topik (garis besar dan juga detailnya jika diperlukan)
- Waktu yang diberikan untuk setiap topik

Jika memungkinkan, mintalah saran dari peserta rapat mengenai objektif dan topik rapat yang tercantum dalam agenda untuk memastikan agar tidak ada yang tertinggal.

2. Tetapkan Aturan Dasar Rapat

Beberapa contoh aturan rapat:

Waktu mulai dan selesai rapat
Untuk memulai rapat pada waktunya, paling mudah dilakukan dengan menutup pintu ruang rapat (kalau ada). Jangan membuang waktu peserta rapat yang datang tepat pada waktunya dengan mengulang diskusi untuk peserta yang terlambat.

Matikan telepon genggam atau set ke �silent mode�
Gangguan dari suara telepon dikurangi atau ditiadakan sehingga tidak menyita waktu dari peserta rapat.

Partisipasi setiap peserta dalam rapat
Peserta rapat biasanya diundang untuk dapat memberikan masukan terhadap topik yang dibahas pada rapat. Peserta rapat yang bertugas sebagai �Juru Kunci� akan memastikan supaya setiap peserta berpartisipasi.

Satu macam pembicaraan setiap saat
Pembicaraan yang terpisah akan mengganggu peserta yang lain. Jika hal yang dibicarakan secara terpisah sangat penting, laporkan kepada pemimpin rapat untuk dibahas secara terbuka. Jika topiknya tidak relevan dengan topik rapat, tetapi cukup penting untuk dibicarakan, topik tersebut bisa diparkir di �Tempat Parkir�.

Setiap ide adalah ide yang bagus.
Jangan remehkan ide orang lain, tetapi jajaki kemungkinan penerapan dari ide yang disampaikan peserta. Setidaknya hal ini akan menghangatkan diskusi, partisipasi, dan antusiasme peserta.

Bahas idenya, jangan orangnya.
Kalau ada ide atau pernyataan yang tidak dapat diterima, pastikan supaya dilakukan secara konstruktif. Jika perlu klarifikasikan ide tersebut kepada pencetus ide untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman.

3. Tentukan Petugas Rapat

Petugas-petugas untuk mendukung rapat yang produktif adalah:

Penjaga Waktu.
Sesuai dengan namanya, penjaga waktu memastikan bahwa rapat berjalan seiring dengan durasi rapat yang sudah ditentukan di agenda. Jika ada topik rapat yang belum sepenuhnya dibahas di dalam rapat, peserta rapat harus menentukan apakah perlu diadakan rapat lanjutan atau dibahas secara off-line.

Juru Kunci.
Peran Juru Kunci adalah untuk memastikan bahwa semua peserta rapat berpartisipasi dengan memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengutarakan pendapat mereka atau dengan menanyakan komentar atau opini mereka.

Penulis.
Penulis bertugas untuk mencatat ide-ide yang dibahas dalam rapat, termasuk keputusan dan tindak lanjutnya. Notulen rapat dibuat oleh penulis untuk mencatat hal-hal tersebut di atas, terutama untuk memantau tindak lanjut dari keputusan yang diambil dalam rapat.

Tukang parkir.
Peran tukang parkir adalah untuk menangkap ide, komentar, atau isu yang ada hubungannya dengan topik rapat tetapi berada di luar cakupan rapat. Topik yang ada di luar cakupan rapat bisa membawa rapat keluar dari jalurnya sehingga tukang parkir perlu memantau rapat dengan cermat agar rapat bisa berjalan sesuai topik yang ada dalam agenda dan memastikan diskusi yang terarah.

4. Notulen Rapat

Notulen rapat berisi informasi tentang diskusi yang dilakukan selama rapat dan juga keputusan yang diambil oleh peserta rapat. Notulen rapat juga berisi komitmen, langkah, dan tindak lanjut yang perlu dilakukan. Sedikitnya, notulen rapat harus berisi informasi tentang siapa, apa, kapan, bagaimana, dan mengapa. Penulis sebaiknya mengkaji ulang catatan-catatan yang ditulis sebelum rapat dibubarkan untuk memastikan point-point penting sudah tercatat

5. Tempat Parkir

Tempat parkir yang dimaksud dalam rapat adalah tempat untuk menyimpan sementara topik, isu atau komentar yang berada di luar topik rapat. Biasanya tukang parkir menulis topik yang berada di luar topik rapat tersebut di selembar �Post It� atau selembar kertas dan ditempelkan di tempat parkir. Pada akhir rapat, tukang parkir akan kembali mengemukakan catatan-catatan tersebut dan peserta rapat bisa mengambil keputusan apakah perlu diadakan rapat terpisah untuk membahas topik tersebut atau bisa ditindak lanjuti oleh orang-orang yang terkait tanpa harus mengadakan rapat.

6. Meninjau kembali Keputusan/Tindak Lanjut/Langkah Berikutnya

Sebelum rapat ditutup, pastikan bahwa tindak lanjut, keputusan, dan langkah lanjut utama yang disetujui selama rapat disimpulkan kembali. Penulis harusnya sudah menangkap hal-hal ini dalam catatannya. Dengan cara ini, diharapkan semua peserta rapat mendapat gambaran yang jelas tentang hal-hal tersebut di atas. Pemimpin rapat bertugas untuk memastikan bahwa komitmen bisa ditindak lanjuti dan diselesaikan.

Sumber: Trah Kartowikromo

Selamat siang pembaca, ada rapat siang ini?